PONTIANAK – Sekretaris Daerah Kota Pontianak Amirullah menegaskan bahwa pengelolaan arsip memiliki peran penting dalam tata kelola pemerintahan. Arsip, menurutnya, bukan sekadar tumpukan dokumen, tetapi pilar penting dalam menjaga memori organisasi, memperkuat akuntabilitas pemerintahan, serta mendukung pelayanan publik yang prima.
“Tanpa pengelolaan arsip yang baik, informasi yang kita butuhkan saat ini untuk pengambilan keputusan akan sulit ditemukan. Risiko hilangnya jejak sejarah institusi juga menjadi sangat nyata,” ujarnya ketika membuka Workshop Kearsipan di Aula Perpustakaan Kota Pontianak, Rabu (15/4/2026).
Ia menjelaskan, tertib administrasi hanya dapat tercipta apabila perangkat daerah disiplin dalam dua hal utama, yakni pemberkasan yang sistematis agar dokumen mudah ditemukan, serta penyusutan yang tepat agar arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna tidak terus menumpuk di ruang kerja.
Sekda juga menekankan bahwa arsip pada dasarnya adalah rekaman peristiwa yang disimpan untuk dibuka kembali saat dibutuhkan. Dalam konteks pemerintahan, arsip berfungsi penting untuk meluruskan sejarah, membuktikan kebenaran data, hingga menjadi dasar penyelesaian persoalan hukum apabila muncul sengketa atau klaim sepihak.
“Kalau terjadi klaim atau perkara hukum, yang dipakai bukan katanya, bukan infonya, tapi datanya, arsipnya. Jadi tugas di bidang kearsipan ini sangat penting, karena menjaga sejarah dan meluruskan sejarah bila ada yang dibelokkan,” tegasnya.
Ia mengingatkan seluruh perangkat daerah agar menjaga arsip kebijakan dan keputusan penting dengan baik karena dokumen yang dianggap biasa hari ini bisa menjadi sangat bernilai di masa depan. Karena itu, ia berharap aparatur tidak lagi memandang urusan arsip sebagai pekerjaan sepele, melainkan sebagai bagian penting dari tanggung jawab pemerintahan yang tertib, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
“Pak Wali Kota berpesan supaya Bapak-Ibu serius. Ikuti dua hari kegiatan ini dengan baik, tangkap materinya, lalu kaitkan dengan kenyataan sehari-hari di tempat kerja masing-masing,” katanya.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Pontianak Rendrayani menjelaskan workshop digelar dua hari dengan 72 peserta. Kegiatan ini mengusung tema "Pemberkasan dan Penyusutan Arsip untuk Mewujudkan Tata Kelola Arsip yang Akuntabel di Lingkungan Pemerintah Kota Pontianak".
Menurut Rendrayani, kegiatan ini penting untuk memperkuat pemahaman perangkat daerah terkait pemberkasan dan penyusutan arsip sebagai bagian dari upaya mewujudkan tata kelola administrasi yang bersih, efektif, dan akuntabel. Ia mengakui, hingga saat ini penyusutan arsip baru dilakukan oleh beberapa perangkat daerah dan belum dilaksanakan secara menyeluruh. Padahal, penyusutan arsip menjadi salah satu indikator penting dalam pengawasan kearsipan, baik internal maupun eksternal.
“Untuk penyusutan arsip ini memang baru beberapa perangkat daerah yang sudah melaksanakan, tetapi belum seluruhnya. Padahal ini menjadi indikator untuk pengawasan kearsipan, baik internal maupun eksternal,” katanya.
Rendrayani menambahkan, workshop ini menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia, yakni Dr. Ranggati Hatni Wuryatini Enghum, yang menjabat sebagai Arsiparis Ahli Madya. Kehadiran narasumber dari ANRI diharapkan dapat memberikan penguatan teknis sekaligus pemahaman yang lebih mendalam kepada peserta. (prokopim)
